KI-E-Mail-Assistent im Unternehmen: Freigaben, Sicherheit und typische Abläufe

Warum braucht E-Mail besondere Vorsicht?

E-Mails kommen von außen und können falsche Angaben, manipulierte Anweisungen oder schädliche Anhänge enthalten.

Der Assistent darf E-Mail-Text deshalb als Arbeitsdaten nutzen, aber nicht als neue Systemanweisung übernehmen.

Welche Freigaben sind sinnvoll?

Freigaben sind sinnvoll vor Versand, Preiszusagen, Vertragsänderungen, personenbezogenen Aussagen und allen unsicheren Fällen.

Der Assistent sollte erklären, welche Quellen genutzt wurden und welche Annahmen offen sind.

Wie sieht ein typischer Ablauf aus?

Eingang klassifizieren, Absender erkennen, CRM-Kontext laden, Wissen prüfen, Entwurf erzeugen, Freigabe anfordern, Versand dokumentieren.

Diese Stufen lassen sich einzeln testen und später kontrolliert erweitern.

Welche Regeln gehören vor dem Start festgelegt?

Vor dem Start muss klar sein, welche Postfächer gelesen werden, welche Kundendaten genutzt werden dürfen und welche Inhalte niemals automatisch versendet werden.

Außerdem braucht der Prozess Regeln für Anhänge, Fristen, Abwesenheiten, Eskalationen, Spam, unbekannte Absender und widersprüchliche Informationen.

Wie bleibt der Mensch im Ablauf?

Der Mensch prüft nicht zwingend jede technische Zwischenausgabe, sondern die fachlich relevanten Entscheidungen: Zusagen, Preise, Sonderfälle und unsichere Einschätzungen.

So kann der Assistent Arbeit vorbereiten, ohne Verantwortung oder Kundenkommunikation unkontrolliert zu übernehmen.

Ablaufdiagramm für einen E-Mail-Assistenten

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